Politique de protection des renseignements personnels

Dans la cadre de ses activités professionnelles, RPGL avocats s.e.n.c.r.l. (ci-après « RPGL ») se doit de recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels, que ce soit en contexte litigieux ou transactionnel. Le respect de votre vie privée et du secret professionnel est de la plus haute importance et nous mettons tout en œuvre pour préserver la confidentialité des informations que nous détenons sur nos clients, notamment les renseignements personnels qui nous sont fournis.

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’exposer les pratiques de RPGL à l’égard de la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels. Elle s’applique donc à tous les renseignements personnels que vous nous fournissez et en nous communiquant des renseignements personnels, vous acceptez qu’ils soient traités conformément à la Politique.

1. À propos de RPGL et de son responsable des renseignements personnels

RPGL avocats est une société en nom collectif à responsabilité limitée dont les professionnels sont tous membres du Barreau du Québec et donc assujettie à certaines obligations déontologiques de vérification de ses clients et de confidentialité.

RPGL a désigné un de ses associés comme Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec lui si vous avez des questions à propos de la Politique ou à l’égard de la façon dont vos renseignements sont traités ou encore pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels.

Vous pouvez joindre le Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Me Jonathan Coulombe, associé
RPGL avocats
283, rue Notre-Dame
Gatineau (Québec) J8P 1K6
jcoulombe@rpgl.ca
819-561-1042 p. 213

2. Collecte de renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités professionnelles, RPGL peut ou doit recueillir, selon les circonstances, plusieurs types de renseignements personnels, dont notamment :

Nom
Prénom
Adresse postale
Code postal
Adresse électronique
Numéro de téléphone/de télécopieur
Coordonnées bancaires
Numéro de carte de crédit
Numéro d’assurance sociale
Numéro d’assurance maladie
Copie de carte d’assurance maladie
Genre ou sexe
Âge/date de naissance
Origines ethniques/nationalité
Appartenance politique/syndicale
Religion
Données médicales
Scolarité/formation
Profession
Revenus/ressources financières
Préférences (musicales, littéraires, cinématographiques, etc.)
Description physique
Copie de permis de conduire
Copie de passeport
Situation familiale/statut matrimonial

Ces renseignements sont collectés dans des échanges avec vous, que ce soit par courriel, par téléphone, visioconférence (Zoom, Teams, etc.), en personne, par l’entremise du site Web de RPGL ou de tout portail de partage d’information.

Certains renseignements peuvent également être obtenus de sources publiques, tel le registre des entreprises, les plumitifs, les réseaux sociaux et autres sites gouvernementaux.

3. Utilisation des renseignements personnels

D’une façon générale, les renseignements personnels que RPGL recueille ne sont utilisés que pour la prestation de nos services juridiques ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales.

Les renseignements personnels obtenus ne sont donc utilisés qu’aux fins suivantes :

fournir les services juridiques requis par notre clientèle;
évaluer les besoins de nos clients et y répondre adéquatement;
valider l’absence ou la présence de conflit d’intérêts;
communiquer avec nos clients, les parties impliquées ou les tiers dans le cadre de nos dossiers;
évaluer – traiter les demandes d’emploi;
percevoir les sommes qui nous sont dues et au besoin, procéder à des mesures de recouvrement;
établir et maintenir nos relations professionnelles et commerciales;
répondre aux demandes acheminées via notre site Web;
remplir nos obligations déontologiques, notamment en matière d’ouverture et de maintien de dossiers et d’identification de nos clients;
nous conformer à nos obligations légales ou réglementaires; et
prévenir la fraude.

4. Partage des renseignements personnels

Les renseignements personnels que RPGL recueille et détient à l’égard de ses clients ne sont divulgués que lorsque le consentement a été obtenu du client, sauf dans les situations où la loi ne l’exige pas.

RPGL peut, dans le cadre de ses activités, partager des renseignements personnels avec certains tiers (lesquels sont tenus aux mêmes obligations de protection de renseignements personnels auxquelles nous sommes assujetties), notamment :

certains tiers mandatés pour réaliser certaines tâches dans le cadre de la gestion de nos mandats professionnels et de nos activités commerciales (huissiers, sténographes, firmes d’enquête ou d’investigation);
certains tiers qui nous fournissent des services informatiques, Web et d’hébergement de données, lesquels pourraient avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons, et ce, strictement pour les fins des services qu’ils nous rendent;
autorités gouvernementales et organismes de réglementation, incluant le Barreau du Québec, et ce, lorsque la loi l’exige; et
professionnels rendant des services à notre firme (conseillers juridiques, financiers, courtiers et agents d’assurance, banquiers, comptables, experts).

5. Durée de la conservation des renseignements personnels

RPGL ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins mentionnées à la présente politique et pour se conformer à ses obligations légales et déontologiques. Ainsi, à compter de la date de fermeture d’un dossier, les renseignements personnels qui y sont contenus sont archivés et seront détruits après l’expiration d’un délai de sept (7) ans.

6. Hébergement des renseignements personnels

Le site web de RPGL est géré par Trinergie Communication Inc. et hébergé par Kinsta.

Les dossiers et les renseignements personnels que RPGL collecte et traite sont hébergés par l’entreprise PG Solutions Inc. (Juris Concept), dont les serveurs sont situés dans la province de Québec et dont les coordonnées sont les suivantes :

217 av. Léonidas S
Rimouski (Québec) G5L 2T5
888.692.1050

7. Droits que vous avez à l’égard de vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’être informé de l’existence des renseignements personnels qui vous concerne, de l’utilisation qui en est faite et du fait que ces renseignements personnels ont été communiqués à des tiers (et obtenir la liste des tiers auxquels des renseignements personnels ont été communiqués en conformité avec la présente politique).

Sous réserve des restrictions prévues dans les lois applicables, vous avez également le droit de consulter, sur demande, les renseignements que RPGL détient à votre égard.

Si des renseignements personnels détenus à votre sujet par RPGL s’avèrent être inexacts ou incomplets, il vous est possible de nous demander d’apporter les corrections appropriées dans les meilleurs délais.

Vous avez également le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons, de contester le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels et de nous demander d’effacer ou détruire de tels renseignements personnels, sous réserve du respect de nos obligations légales, contractuelles ou déontologiques.

Pour exercer tout droit en vertu de la présente politique ou de la loi, vous devez adresser votre demande au Responsable de la protection des renseignements personnels comme prévu à la section 1 de la présente politique.

8. Mesures de sécurité mises en place par RPGL

Les renseignements personnels que nous collectons en conformité avec la présente sont conservés dans un environnement physique et technique sécurisé. L’accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel de RPGL qui en ont besoin et qui sont soumis à un devoir de confidentialité.

Les dossiers en support papier qui contiennent des renseignements personnels sont conservés dans des classeurs dont seuls nos employés ont accès. Les renseignements personnels détenus sur support électronique sont protégés par des moyens techniques et technologiques (identifiants – mots de passe, authentification à double facteur, sauvegarde automatique, logiciels anti-virus, murs pare-feu et autres logiciels technologiques).

Malgré notre engagement à maintenir un haut niveau de protection des renseignements personnels que vous nous communiquez, il nous est impossible de garantir que ceux-ci sont totalement à l’abri de violation, puisqu’aucun moyen de stockage, physique ou électronique, ne peut offrir de protection à 100%.

9. Témoins (cookies)

Notre site www.rpgl.ca utilise des témoins (Cookies) pour son bon fonctionnement et assurer une expérience personnalisée. En visitant notre site Web, vous consentez à l’utilisation des témoins par RPGL, quoiqu’il vous soit possible de les refuser, auquel cas il est possible que certaines fonctionnalités de notre site ne soient pas disponibles.

10. Modification et mise à jour de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique, de temps à autre, notamment afin d’assurer sa conformité avec le droit en vigueur. Toute modification à la politique sera publiée par la publication d’une politique révisée qui inclura les changements apportés à celle-ci.

11. Acceptation de la politique de confidentialité

En naviguant sur notre site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l’utilisation de fichiers témoins.